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11. Disposiciones Complementarias

a) Cuando en la compra de elementos de PPE, los proveedores entreguen elementos adicionales sin costo alguno como parte de la oferta o propuesta técnica, éstos se valorizarán e incluirán en los registros contables que correspondan, con abono a ingresos del ejercicio en que se efectúa la adquisición. El costo de los elementos de PPE materia de la adquisición (activo principal), será el importe total que conste en el comprobante de pago. El costo de los elementos adicionales corresponderá a su valor razonable, que podrá sustentarse en un informe de la Oficina de Logística cuando exista un mercado activo de dichos bienes.

b) Cuando una entidad adquiera terrenos y edificios por un valor total sin distinguir el costo de sus elementos, solicitará al vendedor o transferente los respectivos valores que permitan individualizar dichos elementos; en caso contrario, podrá utilizar los valores del autoavalúo como referencia para determinar la proporcionalidad de ambos y registrar su valor separadamente.

c) Los elementos de PPE que sean incautados y decomisados por las entidades que tengan la facultad para hacerlo, se registrarán en las cuentas de elementos de PPE que correspondan y se medirán a su valor razonable.

d) Las entidades que adquieran con cargo a su presupuesto institucional, bienes muebles para distribuirlos a otras entidades públicas, los registrarán en la cuenta 1503.05 Vehículos, Maquinarias y Otras Unidades para Distribuir. De la misma forma procederán las entidades que reciban elementos de PPE para su transferencia a otras entidades del Estado, según convenio o norma legal que les faculte a ello. En ambos casos los elementos de PPE no estarán sujetos a depreciación. Esta disposición también es aplicable a los inmuebles que se construyan para otras entidades, registrados en las cuentas de Edificios Residenciales Concluidos por Transferir, Edificios No Residenciales Concluidos por Transferir y Estructuras Concluidos por Transferir 1501.0607, 1501.0708 y 1501.089907, respectivamente. La distribución o transferencia deberá realizarse en los términos y plazos establecidos en los dispositivos legales correspondientes. Cuando existan saldos no distribuidos en estas cuentas, la presentación será en el Activo Corriente del Estado de Situación Financiera en el rubro Otras Cuentas del Activo.

e) Cuando se realicen afectaciones en uso, o se efectúen transferencias de edificios o infraestructura entre entidades del Sector Público, se deberá transferir también, cuando corresponda, el terreno sobre el que se ha construido el activo materia de transferencia.

f) Cada entidad debe practicar al menos con periodicidad anual inventarios físicos de los elementos de PPE y sus componentes, de haberlos, con el objeto de verificar su existencia física, estado de conservación, costo, depreciación y saldo, para lo cual elaborará una Directiva de Toma de Inventarios, mencionando como base legal la presente Directiva. Cada entidad realizará el inventario físico, preferentemente con su personal, pudiendo realizarlo con terceros.

g) Para efectos de la información financiera, las áreas de Control Patrimonial y de Contabilidad practicarán obligatoriamente la conciliación entre los registros de control patrimonial y los registros contables al concluir el proceso de Toma del Inventario Físico, la misma que forma parte de los procedimientos contables, sustentando las diferencias encontradas.

h) La Baja en cuentas de un elemento de PPE se dará cuando no se espere obtener ningún beneficio económico futuro o potencial de servicio por su uso o disposición.

Es el caso de los elementos inservibles, destruidos parcial o totalmente, perdidos o robados, y faltantes del inventario. El costo y depreciación acumulados en las respectivas cuentas se saldarán, y si hubiera diferencia, se reconocerá como gasto por baja de bienes. Estos bienes se registrarán en cuentas de orden hasta que el titular de la entidad disponga de ellos o se recuperen.

El costo inicial de los elementos de PPE dados de baja, así como la depreciación acumulada y pérdidas por deterioro de valor deben ser retirados del estado de situación financiera.

i) Tratamiento de los costos de estudios de preinversión y expediente técnico.

i) Al inicio de la construcción de la obra pública que cuente con estudios de preinversión y expediente técnico:

El importe de los Estudios de Preinversión y Expediente Técnico, que se encuentran registrados en las cuentas 1505.01 y 1505.02 respectivamente, se reclasificarán a las cuentas de construcciones en curso que correspondan.

ii) Cuando por causas explicitas no se ejecutará la obra:

El costo total de los Estudios de Preinversión y Expediente Técnico se registrará como gastos del ejercicio, sustentándose mediante resolución de la autoridad competente.

iii) Cuando no se tenga seguridad razonable del inicio de la obra, se procederá de la siguiente manera:

Los Estudios de Preinversión y Expediente Técnico cuya antigüedad sea menor o igual a tres años, a partir de la fecha de la culminación de su elaboración, se considerarán vigentes y se mantendrán en las cuentas 1505.01 "Estudio de Preinversión" y 1505.02 "Elaboración de Expediente Técnico", sin efectuarse estimación de deterioro alguno; cada expediente debe ser evaluado con una periodicidad anual por el área competente, elaborando un informe detallado que dé cuenta sobre su situación. En caso de evidenciarse la cancelación del proyecto antes de cumplir tres años, se registrará como gasto del ejercicio, sustentando dicho registro con resolución de la autoridad competente.
Los Estudios de Preinversión y Expediente Técnico cuyas obras vinculadas no se hayan iniciado en un periodo mayor a tres años, a partir de la fecha de la culminación de su elaboración, se registrarán como gastos del ejercicio y en cuentas de orden, para su control y disponibilidad. El registro contable se sustentará mediante resolución de la autoridad competente.

j) Los elementos del patrimonio histórico, artístico o cultural presentan determinadas características, que hace poco probable que su valor se refleje en un precio de mercado, más aun cuando existen prohibiciones legales para su venta, dado que son irreemplazables y su valor puede incrementarse con el tiempo, aun cuando sus condiciones físicas se deterioren, hecho por el cual, estos bienes no están sujetos a depreciación.

En tal sentido, los elementos del patrimonio histórico, artístico o cultural, serán reconocidos contablemente en forma progresiva por el Ministerio de Cultura o la entidad que ejerce el control del activo, pudiendo para ello utilizar los criterios de estimación que considere apropiados tales como: promedio anual de ingresos que genere el activo, el valor asignado por las aseguradoras, el importe anual de mantenimiento de conservación, entre otros, con el propósito de presentarlos y revelarlos en los estados financieros.

k) Si el elemento de PPE es transferido o afectado en uso a otra entidad estatal sin contraprestación alguna, el valor en libros de los Activos Producidos y No Producidos debe registrarse en la cuenta 5403.0203 A Otras Unidades de Gobierno por la entidad que entrega y en la cuenta 4403.0203 De Otras Unidades de Gobierno por la entidad que lo recibe.

l) Los cambios en las políticas contables que se generen a partir de la vigencia de la presente Directiva, serán aplicados en forma prospectiva.

12. Disposiciones Transitorias

a) Las entidades comprendidas en el Anexo N° 6 de la presente Directiva, se encuentran obligadas a la implementación y registro de los elementos de PPE en el SIGA–Módulo Patrimonio (MEF); a estos efectos, deberán coordinar con la Oficina General de Tecnologías de la Información (OGTI-MEF) para la instalación del mencionado aplicativo informático, adjuntando los Anexos N° 3 y 4.

Las entidades antes mencionadas registrarán a más tardar el 31 de diciembre de 2016, el saldo inicial del inventario físico de los elementos de PPE, debidamente conciliado al cierre del ejercicio 2015, con los registros patrimoniales y contables.

b) En el caso de las entidades no comprendidas en el Anexo N° 6, la obligatoriedad del registro en el SIGA–Módulo Patrimonio (MEF), será progresiva de acuerdo a las disposiciones que para tal efecto emita la Dirección General de Contabilidad Pública; sin embargo, podrán solicitar la implementación voluntaria para su evaluación.

c) Los registros de los terrenos y edificios previamente ingresados en el Módulo de Revaluación conforme a lo dispuesto en la Directiva N° 002-2014-EF/51.01 “Metodología para la modificación de la vida útil de edificios, revaluación de edificios y terrenos, identificación e incorporación de edificios y terrenos en administración funcional y reclasificación de propiedades de inversión en las entidades gubernamentales” serán migrados al SIGA – Módulo Patrimonio (MEF).

d) El Director General de Administración de la entidad que se encuentre obligada a la utilización del SIGA - Módulo Patrimonio (MEF), designará e informará a la Dirección General de Contabilidad Pública en el anexo 4, el nombre, cargo, correo electrónico y teléfonos del responsable de control patrimonial.

e) Las obras terminadas en periodos anteriores y entregadas a las entidades beneficiarias, quien las usa o controla; y que no fueron reconocidas contablemente por no contar con documentos de transferencia, previo informe a la Oficina de Auditoría Interna, deben cumplir con los numerales 5 y 7 de la presente Directiva y deben ser revelados conforme el numeral 10. Políticas de Presentación y Revelación. Por ningún motivo la entidad beneficiaria omitirá su reconocimiento, medición, presentación y revelación, conforme a la presente Directiva, bajo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces. El importe registrado en libros contables de la entidad que entrega el activo de PPE, será una referencia razonable de medición del mismo, que tomará la entidad beneficiaria para su registro.

f) Las obras concluidas que las entidades ejecutaron para ellas mismas en periodos anteriores, que están en uso y controladas por la entidad, que cumplen con los numerales 5 y 7 de la presente Directiva y que no fueron reconocidas contablemente por no contar con la documentación correspondiente, entre ellos la liquidación técnico financiera, previo informe a la Oficina de Auditoría Interna, deben ser registradas por la entidad de conformidad con el numeral 10. Políticas de Presentación y Revelación. Por ningún motivo la entidad omitirá su reconocimiento, medición, presentación y revelación, conforme a la presente Directiva, bajo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces. El importe registrado en libros contables de la entidad, será una referencia razonable para la medición del mismo, mientras se prosigue con las gestiones que permitan contar con toda la documentación legal pertinente.

g) Los gastos administrativos del proyecto no relacionados con un objeto de costo, tales como: servicios básicos (agua, luz, teléfono, internet), arbitrios municipales, viáticos, sueldos de personal CAS, y otros de naturaleza similar, que se irroguen en entidades cuyo presupuesto esté totalmente formulado en la genérica de gasto 2.6.8.1.4. Otros Gastos Diversos de activos no financieros (excepto supervisiones de obra, entre otros que forman parte del costo de la obra), se contabilizarán como gastos del ejercicio en que se devenguen, en la medida que no sean gastos directamente relacionados con el objeto de costo5.

h) Las entidades que a la fecha mantengan elementos de PPE cuyo valor en libros contables se encuentre a Un Sol (S/ 1.00), y cuya vida útil adicional estimada es superior a dos años, deberán reestructurar dicha depreciación efectuando un recálculo, cuyo importe resultante de comparar la nueva depreciación con la antigua se registrará en resultados acumulados.

i) Los elementos que estén registrados en cuentas de PPE, cuyos importes sean inmateriales (ej. clase de elemento mobiliario: carpetas, sillas, mesas, herramientas, entre otros), que al culminar su vida útil estimada y se evidencie por su estado de conservación que podrían tener una vida útil adicional, su depreciación acumulada no será objeto de reestructuración, manteniéndose con su importe en libros a esa fecha.

13. Responsabilidades

El Director General de Administración o quien haga sus veces; el Jefe de la Oficina a cargo del control patrimonial o quien haga sus veces y el Jefe de la Oficina de Contabilidad o quien haga sus veces, dispondrán las acciones necesarias para el cumplimiento de la presente Directiva.

Asimismo, el Director General de Administración o quien haga sus veces, dispondrá que la oficina a cargo del control patrimonial, realice las acciones para el registro oportuno de la información requerida en el SIGA - Módulo Patrimonio (MEF), en cumplimiento de los literales a) y b) del numeral 12. Disposiciones Transitorias de la presente Directiva.

14. Vigencia

La presente Directiva rige a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial “El Peruano”.